PROJET - Résumé des dossiers présentés au CA du mercredi 4 avril 2018

RÉSUMÉ DES DOSSIERS PRÉSENTÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU MERCREDI 4 AVRIL 2018

ARTICLE 1 - Secrétariat corporatif

Adopter l’ordre du jour de la présente assemblée du conseil d’administration

ARTICLE 2 -  Secrétariat corporatif

Approuver le procès-verbal de l’assemblée du conseil d’administration de la Société tenue le 7 mars 2018

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 3 - CONTRATS DE BIENS

3.1 - DE – Capital humain, approvisionnement et affaires juridiques

Octroyer un contrat pour la disposition de tourets câblés (STM‑6035-12-17-95)

Depuis plusieurs années, plus d'une centaine de tourets ont été dirigés au plateau Youville par leurs propriétaires pour entreposage. Comme la Division gestion matières a remarqué que ces tourets ne semblaient plus présenter de mouvement après leur arrivée et qu'il était devenu nécessaire, pour d'autres projets en cours, de libérer cet espace, la Division gestion matières a pris l'initiative de consulter tous les clients internes susceptibles d'avoir fait entreposer des tourets à cet emplacement afin de procéder à l'enlèvement de ceux pour lesquels la STM n'avait plus aucun besoin et/ou qui avaient été altérés avec le temps lors de leur entreposage extérieur.
L'identification des tourets à être disposés a été réalisée par les représentants des services suivants : Entretien des équipements fixes (EEF), Entretien des infrastructures (EDI), Entretien du matériel roulant (EMR) et tous les bureaux de projets.
La disposition de ces tourets câblés permettra à la STM d'obtenir une certaine compensation financière pour ces actifs devenus inutilisables, tout en permettant de désencombrer le plateau Youville, aidant ainsi à augmenter la productivité pour les projets à y entreprendre.

3.2 - DE – Capital humain, approvisionnement et affaires juridiques

Augmenter l’enveloppe budgétaire du contrat pour la fourniture de souliers, bottes et bottines (STM-5259-01-16-25)

En décembre 2016 (Résolution CA-2016-361), la STM a octroyé un contrat pour la fourniture de bottines, bottes et souliers pour les employés de la STM, pour une période de vingt-quatre (24) mois.
Les enveloppes budgétaires alors autorisées pour les BLOCS mentionnés ci-dessus sont désormais insuffisantes. Le contrat se terminant le 31 décembre 2018, il est nécessaire de procéder à une augmentation de ces enveloppes budgétaires afin d'assurer l'approvisionnement en bottines, bottes et souliers jusqu'au terme du contrat.
Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division gestion des matières, entreposage et distribution de la Direction chaîne d'approvisionnement.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 4 - CONTRATS DE SERVICES ET TRAVAUX

4.1 -  DE – Bus

Octroyer un contrat de service de transport par taxi régulier (STM-4499-04-13-23)

Le service de transport par taxi régulier connaît une augmentation de la demande clientèle ce qui occasionne un impact direct sur la capacité véhiculaire des fournisseurs actuels.
Pour répondre à la croissance de la demande, il est prévu, à même le contrat en vigueur STM-4499-04-13-23, un contrat de débordement pouvant être offert à un ou des fournisseurs.
Les prévisions des besoins ont été évaluées par la direction Transport adapté, en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 5 - CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

5.1 - DE – Capital humain, approvisionnement et affaires juridiques

Adjuger un contrat de services professionnels pour  le recrutement de ressources temporaires (STM-5937-10-17-40)

La STM désire obtenir les services d'une agence de placement afin de combler des postes temporaires à la chaîne d'approvisionnement (acheteurs, analystes, administrateurs de contrats, etc.).
Le recours au personnel temporaire s'effectue normalement lors d'absences à court terme pour des motifs tels que la maladie, les congés ou les vacances et lorsque la STM ne peut attendre de pourvoir un poste en raison de la pénurie de main-d'oeuvre et des difficultés d'attraction. Ce service contribue au maintien de l'offre et de la qualité du service afin d'améliorer l'expérience client et contribue à attirer de nouveaux talents.
Ce service contribue au maintien de l'offre et de la qualité du service afin d'améliorer l'expérience client.
Les prévisions des besoins ont été évaluées par la chaîne d'approvisionnement en collaboration avec la Division - Planification et acquisition de talents, diversité et rémunération.

5.2 - DE – Ingénierie, infrastructure et projets majeurs

Augmenter la réserve pour contingences du contrat d’expertise pour méthode d’excavation en sous-œuvre pour le PVM Bishop (STM-9290330-C50-S59)

Le 1er avril 2015, le contrat de services professionnels pour "Expertise pour méthode d'excavation en tunnel et stabilisation de l'excavation en sous-oeuvre" pour le poste de ventilation mécanique Bishop a été adjugé par le C.A. de la STM à "Hatch Mott MacDonald Ltée." pour un montant de 191 864,53 $ $ toutes taxes incluses (STM-9 290 330 - C50-S59).
Le Bureau de projets Équipements Fixes Métro de la STM a dû procéder à un changement au contrat pendant la phase des travaux suite à l'adoption d'une méthode d'excavation proposée par l'entrepreneur en construction qui vise de réduire d'un (1) an la durée des travaux au centre-ville. Ce changement nécessite une augmentation de l'enveloppe de la contingence.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 6 - RÈGLEMENTS

6.1 - DE – Planification, finances et contrôle

Adopter le règlement R-181 autorisant un emprunt pour financer le  projet Implantation SAP – Horodateurs et Système de gestion de projets et investissements

Modification du Programme des immobilisations 2018-2027
Afin de pouvoir adopter le nouveau règlement d'emprunt pour financer les projets Système de gestion de projets et investissements et Horodateurs, pour le secteur administratif, il y a lieu de modifier le Programme des immobilisations (PI) 2018-2027.
Autorisation d'emprunt
Les deux projets s'inscrivent dans le cadre du Plan stratégique organisationnel 2025 (PSO 2025). Ceux-ci permettront de soutenir efficacement les opérations de la société liées à la performance des systèmes informatiques.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 7 - PARCOURS

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ARTICLES DE LA RUBRIQUE 8 - ENTENTES ET BAUX DIVERS

8.1 - DE – Capital humain, approvisionnement et affaires juridiques

Autoriser la conclusion d’un avenant de modification de bail afin de louer un espace additionnel au local 1100 dans l'immeuble situé au 255, boulevard Crémazie Est et autoriser une enveloppe budgétaire pour des frais accessoires non prévus au bail (STM-6056-01-18-105)

L'équipe Système de la division Soutien chaîne d'approvisionnement occupe présentement six postes de travail au 255 Crémazie Est, local 1100. Le nombre d'employés de l'équipe Système passera bientôt à dix, nécessitant de l'espace supplémentaire.
L'espace actuellement occupé par l'équipe Système se trouve dans les locaux du Bureau de projet infrastructures surfaces (BPIS). Cet espace ne sera plus disponible à partir de la fin du mois de mai 2018. L'équipe Système doit donc être relocalisée à brève échéance.
La solution proposée est d'agrandir l'espace actuel situé au 255 Crémazie Est, local 1100. Cette solution contribue à maîtriser les finances et contribue à la productivité. En effet, cette solution permet de réunir toute l'équipe Système au même emplacement. De plus, la localisation du 255 Crémazie Est est optimale pour les membres de l'équipe qui doivent se déplacer occasionnellement pour des rencontres au centre-ville. De plus, l'agrandissement des locaux actuellement occupés par le BPIS maximise l'utilisation des ressources puisque le BPIS pourra prendre possession des Lieux Loués Additionnels lorsque l'équipe Système déménagera dans l'entrepôt centralisé de la nouvelle Usine Crémazie à la fin de l'année 2020.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 9 - AUTRES SUJETS

9.1 - DE – Technologies de l’information et innovation

Adopter la politique corporative : Gestion des ressources et actifs informationnels (PC5.01) et abroger la politique corporative : Gestion de l'information  (PC5.02)

Le 16 juin 1988, le conseil d'administration adoptait une politique encadrant la question de la sécurité informatique (CA-88-116). Cette dernière a été modifiée pour la dernière fois en 2002 (CA-2002-117). Elle voyait alors son titre modifié pour « Sécurité informatique et protection de l'information». Il est devenu nécessaire d'en actualiser le contenu pour mieux refléter l'évolution de ce domaine.
Il est aussi proposé d'abroger la politique « Gestion de l'information », adoptée en 1989 (CA-89-150). Les éléments encore pertinents de cette dernière seront transférés dans la nouvelle politique corporative 5.01 qui portera dorénavant le titre de « Gestion des ressources et actifs informationnels ».

9.2 - DE –Capital humain, approvisionnement et affaires juridiques

Désigner des personnes pour effectuer l'évaluation de la performance de fournisseurs (STM-5587-11-16-16 et STM-6102-02-18-121)

La STM va mettre en place un système standardisé de mesure de la performance des fournisseurs, lequel permettra d'augmenter l'efficience contractuelle en améliorant la collaboration entre la STM et ses fournisseurs. La mise en place de ce projet permettra également d'utiliser les modalités d'évaluation de rendement des fournisseurs prévues à l'article 95 de la Loi sur les sociétés de transport en commun (RLRQ, c. S-30.01). Le système de mesure de la performance sera appliqué, dans un premier temps, à ces dossiers.

9.3 - DE – Planification, finances et contrôle

Approuver les états financiers consolidés et le rapport consolidé préparé pour le Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (MAMOT)

Cette demande vise à approuver les états financiers consolidés et le rapport consolidé préparé pour le MAMOT sur leur formulaire prescrit incluant les rapports des auditeurs indépendants ainsi que l'attestation de la trésorière pour l'exercice terminé le 31 décembre 2017, tel que recommandé par le Comité d'audit et des finances.

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