PROJET - Résumé des dossiers présentés au CA du mercredi 5 décembre 2018

RÉSUMÉ DES DOSSIERS PRÉSENTÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU MERCREDI 5 DÉCEMBRE 2018

Note : Le présent résumé traite des dossiers qui seront présentés aux membres du conseil d’administration de la STM lors de cette assemblée. Il n’est publié que pour fins d’informations. En cas de divergence entre les informations contenues dans ce résumé et les dossiers approuvés par le CA, seules les informations contenues à ces dossiers priment.

ARTICLE 1 - Secrétariat corporatif

Adopter l’ordre du jour de la présente assemblée du conseil d’administration

ARTICLE 2 - Secrétariat corporatif

Approuver les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration de la Société tenues les 25 octobre et 7 novembre 2018

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 3 - CONTRATS DE BIENS

3.1 - DE – Bus

Autoriser une modification au contrat pour l’acquisition d’autobus 40 pieds électriques à charge lente au dépôt pour la période 2019-2020 – Achat regroupé (STL‑2018-P-08)

Première demande : Suite aux premières rencontres de revue technique du contrat, sont apparues clairement l'importance et l'envergure de procéder à des essais intensifs et soutenus d'un autobus de tête de série spécifique pour la STM. Ces essais doivent se réaliser dans des conditions d'exploitation et de ravitaillement spécifiques et souvent différentes entre celles de la STL et celles de la STM. Il est primordial que chacune des deux sociétés puisse diriger et gérer leurs essais de leur propre tête de série et d'en partager les résultats communs à l'intérieur de ce contrat. Le lot de trente (30) autobus acquis par la STM a été revu, de manière à substituer un (1) des trente (30) autobus prévus en un (1) autobus de tête de série STM, de manière à devancer l'avance contractuelle en 2018 et la livraison en 2019 pour un autobus de tête de série STM.

Deuxième demande : Lors des premières revues techniques avec New Flyer, la faisabilité technique de doter les autobus électriques de moyen de recharge par le toit de type « garage » a été confirmée. La mise à l'essai de ce mode de recharge avec l'installation de pantographes à la structure du garage va permettre l'acquisition d'une précieuse expérience de mise en oeuvre de cette technique de recharge prometteuse comme alternative à la recharge par câblage. Compte tenu du besoin de flexibilité dans le mode de recharge pendant et après les essais, nous recommandons d'ajouter un mode de recharge additionnel sur les trente (30) autobus du lot de la STM. Cette substitution implique donc des débours à l'intérieur de la contingence qui a été préalablement autorisée plus tôt que prévu, soit en 2018 plutôt qu'en 2020.

Ces deux (2) demandes combinées permettront d'améliorer l'expérience client en livrant l'offre de service promise tout en poursuivant l'électrification du réseau.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 4 - CONTRATS DE SERVICES ET TRAVAUX

4.1 - DE – Ingénierie, infrastructures et projets majeurs

Adjuger un contrat pour la mise en place de mesures préférentielles pour bus sur l’axe Sauvé/Côte-Vertu (STM-6052-01-18-62)

La STM, via son PSO 2025, a pour objectif d'accroître la qualité des services de transport collectif afin d'améliorer l'expérience client. Une des façons d'y parvenir est de déployer des mesures préférentielles pour bus (MPB) sur les axes à fort achalandage. Parmi ces mesures, les voies réservées pour bus permettent à la STM d'améliorer le service à la clientèle en optimisant les temps de parcours et en maintenant la ponctualité du service des autobus, haussant ainsi la compétitivité du transport en commun face à l'utilisation de l'automobile solo.

La présente demande est en lien avec la recommandation titrée "STM-6052-01-18-62 - SRB - Protocole d'entente Ville de Montréal" dans le cadre du projet de la mise en place d'un système rapide pour bus sur l'axe Sauvé / Côte-Vertu. Cette demande a pour objectif de confier à la STM la gestion de toutes les activités et tous les travaux requis afin de mener à bien l'implantation du service rapide par bus sur l'axe Sauvé / Côte-Vertu.

4.2 - DE – Ingénierie, infrastructures et projets majeurs

Approuver une modification au contrat adjugé pour la réfection partielle de la mezzanine et l’accessibilité L1 – station Berri-UQAM (STM-5881-08-17-83)

Le présent contrat vise principalement la réfection partielle de la mezzanine ainsi qu'à rendre accessible le transport par métro aux personnes se déplaçant en fauteuil roulant et facilite les déplacements verticaux de la clientèle sur la ligne 1 (verte) à la station Berri-UQAM, grâce à l'installation de deux ascenseurs.

Une portion des travaux inclut la fourniture et l'installation d'un plancher de verre structural, aussi appelé trémis. La valeur de la fourniture s'élève 892 000,00 $. Le fournisseur exige de Hulix Construction de débourser la totalité de cette valeur à la livraison du produit (paiement progressif durant la fabrication). Le contrat entre Hulix Construction et la STM prévoit toutefois le paiement des travaux en fonction de l'avancement au chantier. De ce fait, Hulix Construction se voit obligée de financer la fabrication de la fourniture.

En raison de la valeur importante, il a été convenu entre la STM et Hulix Construction de réviser les modalités de paiement afin d'éviter à Hulix de financer la fabrication du plancher de verre structural.

4.3 - DE – Technologies de l’information et innovation

Octroyer un contrat pour le support et l’entretien SAP pour l’année 2019 (STM‑6342-09-18-88)

La STM doit acquitter annuellement les coûts d'entretien des licences des progiciels SAP acquises depuis 1998.

Le contrat de support et d'entretien de SAP est requis afin d'assurer la disponibilité, la stabilité ainsi que la pérennité du système.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division - Solutions SAP et gestion de l'information de la Direction exécutive technologies de l'information et innovation, en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

Le support et l'entretien sont essentiels pour :

  • Obtenir le support du fournisseur en cas de problème avec les progiciels (résolution de problème);
  • Obtenir du fournisseur tous les correctifs apportés au système;
  • Obtenir du fournisseur les adaptations du système, pour se conformer, par exemple, aux changements légaux pour la paie et les systèmes financiers (notamment, les règles et paramètres fiscaux);
  • Obtenir du fournisseur tous les nouveaux développements ainsi que les améliorations apportées aux progiciels.

Le coût du contrat convenu entre SAP et la STM repose sur des taux parmi les plus avantageux par rapport aux standards SAP en vigueur. Considérant les processus d'affaires névralgiques reposant sur les logiciels SAP au niveau du domaine des finances (budget, comptabilité, trésorerie, paie, financement des projets, indicateurs et infos de gestion, etc.), ce contrat de support et d'entretien contribue directement au pilier visant la maîtrise des finances.

4.4 - DE - Bus

Octroyer des contrats de service par taxi accessible pour le transport adapté (STM-5966-11-17-46)

Le modèle opératoire qui supporte la livraison du transport adapté se base sur l'octroi d'un grand pourcentage de son volume de déplacements à l'industrie du taxi. Actuellement, les fournisseurs (taxis réguliers et accessibles) réalisent un peu plus de 89 % du total des déplacements effectués à la direction Transport adapté (4,2 M de déplacements prévus au budget 2018). Ce modèle d'affaires assure à la direction Transport adapté un des plus bas coûts par déplacement parmi les grandes villes d'Amérique du Nord. De plus, cette façon de faire est reconnue comme une pratique de plus en plus répandue dans le domaine en raison de la disponibilité et du coût de la ressource taxi.

4.5 - DE – Bus

Octroyer des contrats de service par taxi régulier pour le transport adapté (STM-5967-11-17-46)

Le modèle opératoire qui supporte la livraison du transport adapté se base sur l'octroi d'un grand pourcentage de son volume de déplacements à l'industrie du taxi. Actuellement, les fournisseurs (taxis réguliers et accessibles) réalisent un peu plus de 89 % du total des déplacements effectués à la Direction transport adapté (4,2 M de déplacements prévus au budget 2018). Ce modèle d'affaires assure à la Direction transport adapté un des plus bas coûts par déplacement parmi les grandes villes d'Amérique du Nord. De plus, cette façon de faire est reconnue comme une pratique de plus en plus répandue dans le domaine en raison de la disponibilité et du coût de la ressource taxi. Les véhicules utilisés par les fournisseurs, pour dispenser la prestation de service de transport par taxi régulier, sont des véhicules ne nécessitant pas d'adaptation particulière pour desservir la clientèle cible.

4.6 - DE – Bus

Adjuger un contrat de service de location de divers véhicules (STM-5543-09-16-60)

Des services de location de véhicules sont requis pour les fins des opérations de la STM. Ces véhicules sont utilisés sur une base de court terme lorsqu'aucun véhicule de la flotte ne peut combler les besoins (comme pour les voitures) ou sur une base temporaire (comme pour des camions utilisés pour des projets). Le registre des locations est conservé et utilisé dans l'analyse des besoins d'achat de nouveaux véhicules.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 5 -  CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

5.1 - DE – Ingénierie, infrastructures et projets majeurs

Adjuger un contrat de services professionnels pour la réalisation de mandats en mécanique et en électricité du bâtiment (STM-6211-05-18-02)

Dans le cadre de divers projets en ingénierie, des services professionnels sont requis pour effectuer divers mandats ponctuels.

La section mécanique/électrique de la Division ingénierie infrastructures de la STM est responsable d'exécuter la conception de divers projets touchant les infrastructures (maintien et amélioration) pour les systèmes d'électricité et de mécanique du bâtiment.

De plus, ce groupe fournit un support continu aux divers projets majeurs en cours à la STM (Bureau de projets équipements fixes métro, Bureau de projets infrastructures métro, nouveau centre de transport autobus) ainsi qu'aux groupes opérationnels internes.

Afin de maintenir la qualité de son offre de services à la STM, la Division infrastructures désire obtenir les services d'une firme spécialisée en ingénierie mécanique et électrique du bâtiment dont le mandat serait la préparation d'études, de plans, de devis, de documents contractuels ainsi que la surveillance des travaux de certains projets. Dans le cadre de divers projets en ingénierie, ces services professionnels feront l'objet de mandats ponctuels.

Lorsque requis, l'Adjudicataire travaillera de concert avec les autres disciplines de la Division ingénierie infrastructures, d'autres divisions de la STM ou avec d'autres consultants externes. La coordination sera assurée par le chargé de projet STM et/ou par le chargé de projets de l'Adjudicataire.

Ce contrat permet entre autres de livrer l'offre de service promise et de maintenir les actifs en bon état.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division ingénierie infrastructures de la Direction ingénierie, en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

5.2 - DE – Bus

Adjuger un contrat de services professionnels pour des évaluations par clients mystère – transport adapté  (STM-6015-11-17-46)

Dans le cadre des processus établis à la direction du transport adapté, des services professionnels sont requis pour évaluer la prestation de services offerte par les intermédiaires de service par taxi. Ces évaluations ciblent les aspects de la qualité du service ainsi que la validation du paiement au juste prix.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la direction du transport adapté en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

5.3 - DE – Expérience client et activités commerciales 

Adjuger un contrat de services professionnels pour effectuer une étude par clients mystère servant à évaluer la qualité du service (STM–6254-07-18-25)

Dans le cadre du Programme Qualité de service, la STM désire retenir les services d'une firme spécialisée pour une période allant jusqu'à six ans (contrat de deux ans, renouvelable deux fois), afin de réaliser des études de clients mystère pour évaluer les aspects du service qui définissent les normes de qualité de la STM. Cet appel d'offres répond aux besoins du secteur Marketing. Les résultats des évaluations permettront de valider si les différents éléments du service (accueil, disponibilité de l'information, confort et sécurité, propreté, etc.) sont conformes aux normes fixées par la Société. Le service sera également évalué pour les normes de qualité d'accessibilité universelle et évalué par des clients mystère avec limitation fonctionnelle. Ces résultats devront être détaillés pour chacun des centres de transport du Réseau des bus, des regroupements de stations de métro et centres d'appels.

Cet appel d'offres vise à adjuger un nouveau contrat au terme de celui adjugé en 2013 pour cette même étude.

Les services professionnels recherchés concernent l'organisation et la planification de clients mystère, incluant la formation des agents, la saisie et le traitement des données recueillies, l'analyse des résultats et la rédaction d'un rapport final incluant une segmentation par centre de transport et par regroupement de stations de métro. Un volet additionnel vient s'ajouter, concernant l'évaluation de standards de qualité de service répondant aux critères d'accessibilité universelle; pour ce volet, les évaluations seront effectuées par des clients ayant des limitations fonctionnelles.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division Stratégie marketing et développement de marchés de la Direction Marketing, Communications et Affaires publiques.

Dans le cadre du projet d'évaluation des normes de qualité de service par clients mystère, des services professionnels sont requis pour évaluer les aspects du service définis par les standards de qualité.

5.4 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques 

Adjuger des contrats de services professionnels pour une agence de recrutement (STM–6212-05-18-40)

Afin de rencontrer les objectifs du plan stratégique 2025, la STM doit embaucher des ressources de l'externe par le biais de firmes spécialisées afin de livrer le service promis et pour participer à l'ensemble des différents projets axés principalement sur le maintien des actifs.

Afin de pourvoir à ces postes dans un contexte de plein emploi, la STM désire retenir les services d'une agence de recrutement afin d'accompagner la division "Planification et acquisition de talents, diversité et rémunération" dans le recrutement et la sélection de candidats de qualité, et ce, dans les meilleurs délais.

5.5 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques 

Adjuger un contrat de services professionnels pour le programme d’aide aux employés (PAE) (STM–6325-09-18-40)

La STM a recours à un programme d'aide aux employés (PAE) afin d'aider les employés et leur famille immédiate (conjoint et enfants) à trouver des ressources pour affronter les difficultés concernant la vie personnelle, le travail, la santé et les finances.

Le programme d'aide aux employés de la STM est fourni par une firme externe afin de préserver la confidentialité des employés. Le PAE permet d'améliorer le climat de travail et de réduire l'absentéisme, ce qui contribue à l'amélioration de la qualité du service, à la productivité et à la rétention des employés.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Direction Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques, en collaboration avec la Chaîne d'approvisionnement.

5.6 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques 

Octroyer un contrat de services professionnels pour le programme de développement du leadership (STM–6379-11-18-40)

La STM a mis en place un programme de développement du leadership intitulé : « En route vers l'excellence », pour soutenir ses gestionnaires dans la réalisation du PSO 2025 et amorcer un virage du style de gestion.

Dans le cadre de ce programme, la STM doit recourir à des services de conception et de diffusion d'activités de développement du leadership qui sont alignés sur le nouveau profil de gestion. Le nouveau profil de gestion s'articule autour de 5 compétences essentielles : Orientation client, Centré sur les résultats, Qualité de jugement, Communication mobilisante et Courage d'agir.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 6 - RÈGLEMENTS

Aucun dossier présenté dans cette rubrique

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 7 - PARCOURS

Aucun dossier présenté dans cette rubrique

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 8 - ENTENTES ET BAUX DIVERS

8.1  - DE – Ingénierie, infrastructures et projets majeurs

Autoriser la signature d’un protocole d’entente pour la mise en place de mesures préférentielles pour bus sur l’axe Sauvé/Côte-Vertu (STM-6052-01-18-62)

La STM, via son PSO 2025, a pour objectif d'accroître la qualité des services de transport collectif afin d'améliorer l'expérience client. Une des façons d'y parvenir est de déployer des mesures préférentielles pour bus (MPB) sur les axes à fort achalandage. Parmi ces mesures, les voies réservées pour bus permettent à la STM d'améliorer le service à la clientèle en optimisant les temps de parcours et en maintenant la ponctualité du service des autobus, haussant ainsi la compétitivité du transport en commun face à l'utilisation de l'automobile solo.

La présente demande vise la signature d'une entente avec la Ville de Montréal dans le cadre du projet de la mise en place d'un système rapide pour bus sur l'axe Sauvé / Côte-Vertu.

L'entente a pour objectif de confier à la STM la gestion de toutes les activités et tous les travaux requis afin de mener à bien l'implantation du service rapide par bus sur l'axe Sauvé / Côte-Vertu.
Les coûts estimés du projet sont de 26 588 000 $ excluant les taxes et frais financiers applicables. L'engagement financier de la STM dans le projet est estimé à un maximum de 14 764 000 $, excluant les taxes et les frais financiers applicables; L'engagement financier de la Ville de Montréal dans le projet est estimé à un maximum de 11 824 000 $, excluant les taxes et frais financiers applicables.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 9 -  AUTRES SUJETS

9.1 - DE – Planification et finances

Affecter une partie du surplus de l’exercice financier 2018 au fonds d’immobilisation

La partie de l'excédent qui sera transférée au fonds d'immobilisation (fonds) servira à payer la partie non-subventionnée d'un bien en immobilisation. Ces investissements contribueront à la réduction du déficit de maintien des actifs, à l'amélioration de l'expérience client, à l'amélioration de la performance et aussi à éviter les frais reliés à l'émission de dette long terme.

9.2 - Secrétariat corporatif

Adopter la structure administrative – direction exécutive – Planification entretien et infrastructures

Pour contribuer à l'adaptation de l'organisation à l'évolution de la gouvernance, ainsi qu'à l'amélioration des processus internes, la création de la direction exécutive - Planification entretien et infrastructures rend nécessaire l'adoption de modifications à la structure générale de la Société.

Levée de l’assemblée

Résumé des dossiers présentés (projet) le 5 décembre 2018 en format PDF

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