Suite des recommandations du CA 7 mai 2014

RECOMMANDATION : contrat de location d’espace d’entreposage avec « IDÉAL CENTRE LOGISTIQUE MONTRÉAL »

D’AUTORISER un nouveau contrat de location d’espace d’entreposage avec « IDÉAL CENTRE LOGISTIQUE MONTRÉAL » (ci-après IDÉAL), situé au 150 boulevard Montréal-Toronto, Lachine, Québec, pour une période de cinq (5) ans, débutant le 1er juin 2014 et se terminant le 31 mai 2019, au loyer pour le terme de 1 329 719,03 $, plus les taxes de 199 125,42 $ pour un montant maximum de 1 528 844,45 $ toutes taxes incluses.

D’AUTORISER les signataires à consentir à toute modification auxdites conventions, qui ne sont pas incompatibles avec la présente, afin de donner pleinement effet à la présente recommandation.

LE TOUT POUR UN MONTANT TOTAL POUR LA SOCIÉTÉ DE :    1 528 844,45 $ $ TTI

EXPOSÉ DU BESOIN :

Les entrepôts et magasins de la STM actuels sont insuffisants. Il est nécessaire de louer des espaces additionnels pour entreposer les pièces de rechange nécessaires à l’exploitation. De plus, avec la venue des nouvelles voitures de train AZUR, la STM doit libérer de l’espace au niveau du magasin GRY, afin de réaménager l’espace pour la venue des nouvelles pièces de train. Des pièces de rechange du MR-63 doivent être conservées, tant et aussi longtemps que la STM ne se sera pas départie de ces trains.

Par ailleurs, dans le cadre du programme Réno-Systèmes, certaines stratégies de réalisation de projets prévoient le préachat d’équipements. Dans certain cas, considérant la criticité de la disponibilité d’équipements à une date précise, pouvant avoir un impact sur la réalisation des projets, il est nécessaire de faire transiter les équipements/matériaux pendant un certain temps dans un entrepôt, et ce, afin de s’assurer de leur disponibilité pour l’installation. Les entrepôts ou magasins de la STM n’ont pas la disponibilité pour combler ce besoin.

OBJET :

Nouveau contrat de location d’espace d’entreposage avec IDÉAL CENTRE LOGISTIQUE MONTRÉAL

DÉMARCHE, SOLUTION PROPOSÉE ET CONCLUSION

Initialement, le 6 mai 2003, un appel d’offres sur invitation a été lancé pour les besoins d’entreposage et le contrat a été octroyé à la firme ‘’DEC Logistique’’ (renommée IDÉAL CENTRE LOGISTIQUE MONTRÉAL) pour un montant de 95 000,00 $ toutes taxes incluses.

En 2005, le contrat a été prolongé et le programme Réno-Systèmes a occupé une surface d’entreposage de 22 000 pieds carrés. Les coûts de location pour l’année 2005 se sont chiffrés à 170 000,00 $ toutes taxes incluses.

En février 2006, le conseil d’administration de la STM autorisait la prolongation du contrat de location jusqu’au 30 juin 2008, par la résolution CA-2006-018, pour un montant total de 300 000,00 $ toutes taxes incluses, pour la période de prolongation.

En juin 2008, le conseil d’administration de la STM autorisait la prolongation du contrat de location jusqu’au 30 juin 2009, par la résolution CA-2008-159, pour un montant total de 75 000,00 $ toutes taxes incluses, pour la période de prolongation.

En juin 2009, le conseil d’administration de la STM autorisait la prolongation du contrat de location jusqu’au 30 juin 2011, par la résolution CA-2009-213, pour un montant total de 275 000,00 $ toutes taxes incluses, pour la période de prolongation.

En juin 2011, le conseil d’administration de la STM autorisait la prolongation du contrat de location jusqu’au 30 juin 2014, par la résolution CA-2011-162, pour un montant total de 630 000,00 $ toutes taxes incluses. La superficie occupée couvre alors les besoins d’appoint d’environ 10 000 pieds carrés de la Direction chaîne d’approvisionnement ainsi que les besoins de Réno-Systèmes, qui sont d’environ 4300 pieds carrés annuellement, cette superficie et le loyer étant ajustée mensuellement.

Le contrat de location arrive à échéance le 31 mai 2014. Un nouveau contrat doit être négocié pour une période de cinq (5) ans. Le retard dans la construction du centre de distribution central Crémazie accroît les besoins d’appoint en entreposage de la Direction chaîne d’approvisionnement de la STM, qui utilise présentement une superficie d’environ 10 000 pieds carrés. Les besoins supplémentaires nécessitent une superficie additionnelle d’environ 5 000 pieds carrés, pour une occupation totale de 15 000 pieds carrés. Le budget de location, pour cette superficie, sera payé par le projet Mitigation Crémazie. Au cours des cinq (5) prochaines années, les besoins d’entreposage de la Direction chaîne d’approvisionnement varieront de 14 050 pieds carrés à 16 750 pieds carrés.

Le programme Réno-Systèmes requiert également des besoins d’entreposage. Ceux-ci varient mensuellement, selon les stratégies de réalisation retenues pour chaque projet, et ils représentent une utilisation annuelle moyenne d’environ 6 500 pieds carrés. Les frais de location sont assumés par ce dernier. La partie de la présente recommandation, concernant les besoins d’entreposage du programme Réno-Systèmes, s’inscrit dans la stratégie de réalisation de la phase 3 du programme, dont le règlement d’emprunt de 500 M $ a été entériné, le 16 mars 2011, par le ministère des Affaires municipales, des régions et de l’occupation du territoire (MAMROT), ainsi que la phase 4 du programme dont la demande d’octroi du règlement d’emprunt est en cours de processus.

Les besoins combinés d’entreposage de la STM et de Réno-Systèmes varieront de 20 550 pieds carrés en 2014, pour atteindre 23 250 pieds carrés en 2019.

Une étude de marché auprès de trois (3) entreprises d’entreposage nous a permis de constater que le taux payé à IDÉAL CENTRE LOGISTIQUE MONTRÉAL est inférieur au prix du marché.
 

DÉVELOPPEMENT DURABLE

IDÉAL a mis sur place un programme de gestion des matières résiduelles. Il contribue à réduire la consommation énergétique de son bâtiment par des mesures telles que la limitation de l'ouverture des portes en hiver. Il encourage ses clients à adopter la facturation en ligne plutôt que papier.

INFORMATIONS FINANCIÈRES

INFORMATIONS FINANCIÈRES

Imputations comptables	Imputation 1	Imputation 2	Imputation 3*	Total
Centre	87595
Compte	547160	573120
Ordre interne		290302
Réseau activité
Règlement d’emprunt		R-122
Montant (TTI) pour l’ensemble du contrat	1 048 546,42$	480 293,03 $	$	1 528 844,45 $

VENTILATION DES COÛTS

Période couverte par le contrat : du 1er juin 2014 au 31 mai 2019

VENTILATION DES COÛTS

	2014	2015	2016 et suivantes ***	TOTAL
(A) Base**	146 449,70  $	241 778,93  $	941 490,40  $	1 329 719,03 $
(B) TPS	7 322,49 $	12 088,95 $	47 074,52 $	66 485,95 $
(C) TVQ	14 608,36 $	24 117,45 $	93 913,67 $	132 639,47 $
(D) Montant TTI (A+B+C)	168 380,55 $	277 985,33 $	1 082 478,59 $	1 528 844,45 $
(E) Ristourne TPS et TVQ	16 496,54 $	27 234,71 $	106 052,30 $	149 783,54 $
(F) Montant net (D-E)	151 884,01 $	250 750,62 $	976 426,29 $	1 379 060,91 $

SUBVENTION :  

La phase 3 du programme Réno-Systèmes a été admise par le MTQ à une subvention finale de 82,5 % des dépenses admissibles selon les modalités du programme régulier dont 262,7 M$ provenant du Programme d’aide gouvernementale au transport collectif des personnes (PAGTC) du MTQ et 149,7 M$ de Fonds Chantiers Canada. La division Soutien exploitation et projets de la direction Budget et Investissements confirme que cette subvention a été autorisée le 12 juillet 2012.

RECOMMANDATION : titre spécial TRAM8 émis par l’Agence métropolitaine de transport dans le cadre du congrès de l’APTA

Reconnaître comme laissez-passer valide sur le réseau de la Société le titre spécial TRAM8 émis par l’Agence métropolitaine de transport dans le cadre du congrès de l’APTA et ce, du 9 au 23 juin 2014

Autoriser la renonciation par la STM à sa part de recettes provenant des titres de transport remis gratuitement aux congressistes de l’APTA pour la durée de leur séjour à Montréal

EXPOSÉ DU BESOIN :

Dans le cadre de l’International Rail Rodeo et de la Rail Conference de l’APTA (American Public Transit Association), qui aura lieu du 12 au 18 juin et qui est co-organisé par l’Agence métropolitaine de Transport et la STM, des titres de transport seront distribués aux participants (environ 1800) afin de leur permettre d’utiliser les services de transport collectif de la grande région de Montréal lors de leur séjour. Pour ce faire, l’AMT doit faire paramétrer un nouveau titre de transport TRAM8 événement, lequel sera valide du 9 au 23 juin afin de couvrir l’ensemble des déplacements des congressistes, dès leur arrivée et ce jusqu’au week-end qui suit la fin des événements. Il leur sera donc permis de voyager de manière illimitée sur le réseau de la STM, y compris sur la navette 747 reliant le centre-ville de Montréal et l’aéroport pour toute la période de validité. Il est nécessaire pour la Société de reconnaître comme valide sur son réseau tout titre TRAM qui n’est pas prévu actuellement au règlement R-105 à l’égard de la possession et l’utilisation des titres de transport.

Étant donné la mise en place de navettes gratuites pour les congressistes, il n’est pas prévu que le titre de transport soit utilisé de manière intensive pendant les diverses activités reliées aux événements. Toutefois, une utilisation plus touristique a également été prise en compte afin d’optimiser l’expérience Montréalaise de ces représentants de plusieurs sociétés de transport d’Amérique du Nord.

 
OBJET :

Titre TRAM spécial dans le cadre du congrès de l’APTA

DÉMARCHE, SOLUTION PROPOSÉE ET CONCLUSION

Il a été décidé entre la STM et l’AMT de rendre le titre valide sur l’ensemble des réseaux afin de permettre aux représentants des sociétés de transport d’utiliser les réseaux de transport collectif dans la région de Montréal sans contrainte. Puisque les activités du congrès se dérouleront sur l’île, il est toutefois fort probable que les congressistes se limitent au territoire montréalais, particulièrement le métro et le train de banlieue sur l’île.

La renonciation de revenus pourra être évaluée de manière précise quelques jours après la fin de la validité des titres. Pour le moment, l’estimation est basée sur la tarification de la grille congrès de la STM puisque c’est ce titre qui aurait été vendu pour un événement d’une telle ampleur n’eut été de la paramétrisation d’un titre spécial TRAM8.

Le tarif de base pour un événement de moins de 5 000 participants pour une durée de 15 jours se chiffre à 27,84 $ par participant.

La renonciation de revenus pour 1 800 congressistes s’élève donc à 50 112 $

L’Agence métropolitaine de transport effectuera l’encodage des cartes Opus et les frais des cartes, des porte-cartes ainsi que de l’encodage seront partagés conjointement par la STM et l’AMT. Ces montants ne nécessitent pas d’approbation de la part du Conseil d’administration puisqu’ils se chiffrent à environ 2 500 $.

DÉVELOPPEMENT DURABLE

Poursuivre ses efforts pour offrir des services de transport collectif fiable, sécuritaire, rapide et
accessibles à toute la population

RECOMMANDATION : renouvellement de la protection d’assurance multirisques des biens de la STM avec plusieurs compagnies d’assurance

Il est recommandé de procéder au renouvellement de la protection d’assurance multirisques des biens de la STM avec plusieurs compagnies d’assurance, pour la période du 31 mai 2014 au 31 mai 2015 et d’autoriser le paiement à BFL Canada risques et assurances inc. d’une somme de 1 260 040 $, incluant la taxe provinciale de 9 %.

LE TOUT POUR UN MONTANT TOTAL POUR LA SOCIÉTÉ DE :   1 260 040 $ TTI

EXPOSÉ DU BESOIN :

La police d’assurance multirisques des  biens de la STM vient à échéance le 31 mai 2014.

Le courtier d’assurance BFL Canada risques et assurances inc. a renégocié la police d’assurance des biens avec plusieurs compagnies d’assurance.

Il est donc requis de procéder audit renouvellement pour la période de 31 mai 2014 au 31 mai 2015.

OBJET :

RENOUVELLEMENT DE LA POLICE D’ASSURANCE MULTIRISQUES BIENS DE LA STM POUR LA PÉRIODE DU 31 MAI 2014 AU 31 MAI 2015

DÉMARCHE, SOLUTION PROPOSÉE ET CONCLUSION

Le 2 novembre 2011, le conseil d’administration a adjugé le contrat services professionnels de courtage en assurance STM-4073-08-11-25 à la firme BFL Canada risques et assurances inc. (CA-2011-343).  Selon les termes du contrat, cette firme doit offrir les services-conseils en matière de courtages d’assurances générales. 

La firme BFL Canada risques et assurances inc. va souscrire l’assurance multirisques des biens de la STM, venant à échéance le 31 mai 2014, auprès des assureurs suivants : Intact, Royal & Sun Alliance, Souvereign, Catlin, ACE, Axis, Northbridge, CV Starr et Arch.  La pleine limite de couverture d’assurance est de 390 000 000 $ celle-ci est trop considérable pour être supportée par un seul assureur.  Par conséquent, le risque est partagé parmi plusieurs compagnies d’assurances.

Les valeurs assurables de la STM sont passées de 11.7 G$ en 2013 à 11.9 G$ en 2014 une augmentation de .01 %.

La limite d’assurance est de 390 000 000 $, cette limite constitue la perte la plus probable mettant en cause les biens de la Société (Sinistre Maximum Probable «SMP»), en excédant d’une franchise auto-assurée de 25 000 000 $.

La tarification en assurance de biens est composée de deux éléments principaux : la tarification pour le feu et celle des catastrophes naturelles.

En 2013, les catastrophes naturelles des dernières années forçaient le marché de l’assurance à réviser sa tarification pour les clients qui ont une importante concentration de valeurs dans une zone qualifiée à risque. La STM a donc subi une augmentation de prime car Montréal se trouve dans la zone sismique de l’Ouest du Québec, qui s’étend de Montréal au Témiscamingue et des Laurentides à l’Est de l’Ontario. En sus du taux assigné aux tremblements de terre, l’augmentation des valeurs assurables et le resserrement des exigences des réassureurs ont occasionné une augmentation de la prime de l’ordre de 25 %.

En 2014,  le marché s’est stabilisé, la prime sera de 1 156 000 $ soit une augmentation de .01 % par rapport aux valeurs assurables actuelles.

Voici un tableau démontrant en détail l’évolution des primes payées par la STM au cours des trois dernières années.

Renouvellement du :

31 mai 2012 au 31 mai 2013                  Prime :            887 000 $
31 mai 2013 au 31 mai 2014                  Prime :         1 140 000 $
31 mai 2014 au 31 mai 2015                  Prime :         1 156 000 $
 

INFORMATIONS FINANCIÈRES

INFORMATIONS FINANCIÈRES

Imputations comptables	Imputation 1	Imputation 2	Imputation 3*	Total
Centre	97120
Compte	545510
Ordre interne
Réseau activité
Règlement d’emprunt
Montant (TTI) pour l’ensemble du contrat	1 260 040$	$	$	$

VENTILATION DES COÛTS

Période couverte par le contrat : de 31 mai 2014   à 31 mai 2015 

VENTILATION DES COÛTS

	2014	2015	2016 et suivantes ***	TOTAL
(A) Base**	674 333,00  $	481 667,00  $		1 156 000,00 $
(B) TPS			0,00 $
(C) TVQ	60 690,00 $	43 350,00 $	0,00 $	104 040,00 $
(D) Montant TTI (A+B+C)	735 023,00 $	525 017,00 $	0,00 $	1 260 040,00 $
(E) Ristourne TPS et TVQ			0,00 $
(F) Montant net (D-E)	735 023,00 $	525 017,00 $	0,00 $	1 260 040,00 $

RECOMMANDATION : assurance responsabilité civile excédentaire de la STM

Il est recommandé de procéder au renouvellement de la protection d’assurance responsabilité civile excédentaire de la STM avec Lloyd’s of London, pour la période du 31 mai 2014 au 31 mai 2015 et d’autoriser à cet égard le paiement de la prime annuelle à  BFL Canada risques et assurances inc. de 463 250 $, incluant la taxe provinciale de 9 %.

LE TOUT POUR UN MONTANT TOTAL POUR LA SOCIÉTÉ DE :    463 250 $ TTI

EXPOSÉ DU BESOIN :

La police d’assurance responsabilité civile excédentaire de la STM vient à échéance le 31 mai 2014. La STM, en tant qu’opérateur d’un réseau de transport en commun, dont les services de métro ne sont pas visés par le régime étatique d’indemnisation de la Loi sur l’assurance automobile du Québec, se doit de souscrire à une police d’assurance responsabilité civile pour couvrir les risques des préjudices qu’elle peut causer dans le cadre de ses opérations. 

Notre courtier d’assurance BFL Canada a renégocié avec notre assureur actuel, Lloyd’s of London, le renouvellement de la police d’assurance pour une période d’un an.

Il est donc requis de procéder audit renouvellement pour la période du 31 mai 2014 au 31 mai 2015.

OBJET :

RENOUVELLEMENT DE LA POLICE D'ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE EXCÉDENTAIRE DE LA STM POUR LA PÉRIODE DU 31 MAI 2014 AU 31 MAI 2015

DÉMARCHE, SOLUTION PROPOSÉE ET CONCLUSION

Le 2 novembre 2011, le conseil d’administration a adjugé le contrat services professionnels de courtage en assurance STM-4073-08-11-25 à la firme BFL Canada risques et assurances Inc. (CA-2011-343).  Selon les termes du contrat, cette firme doit offrir les services-conseils en matière de courtages d’assurances générales.  Ce courtier a repéré des fournisseurs répondant aux exigences de la STM en matière d’assurance responsabilité civile excédentaire laquelle vient à échéance le 31 mai 2014.

En 2012, le renouvellement de l’assurance responsabilité civile excédentaire avait été négocié pour une période de 2 ans permettant à une économie de 12.8% soit une somme de 62 500 $ de moins sur la prime annuelle.   De plus,  la franchise avait été diminuée de 25 million à 10 million.  La limite d’assurance est de 100 000 000 $.

En 2014, l’assureur Lloyd’s of London renouvelle notre contrat à la même prime que l’année précédente.

Voici un tableau démontrant en détail l’évolution des primes au cours des trois dernières années.

Renouvellement du :

31 mai 2011 au 31 mai 2012   Prime :  487 500 $
31 mai 2012 au 31 mai 2014   Prime :  425 000 $ par année (2 ans)
31 mai 2014 au 31 mai 2015   Prime :  425 000 $
 

INFORMATIONS FINANCIÈRES

INFORMATIONS FINANCIÈRES

Imputations comptables	Imputation 1	Imputation 2	Imputation 3*	Total
Centre	97120
Compte	545510
Ordre interne
Réseau activité
Règlement d’emprunt
Montant (TTI) pour l’ensemble du contrat	463 250 $	$	$	$

VENTILATION DES COÛTS

Période couverte par le contrat : de 31 mai 2014   à 31 mai 2015 

VENTILATION DES COÛTS

	2014	2015	2016 et suivantes ***	TOTAL
(A) Base**	425 000,00  $	-    $		425 000,00 $
(B) TPS		0,00 $	0,00 $	21 250,00 $
(C) TVQ	38 250,00 $	0,00 $	0,00 $	42 393,75 $
(D) Montant TTI (A+B+C)	463 250,00 $	0,00 $	0,00 $	488 643,75 $
(E) Ristourne TPS et TVQ		0,00 $	0,00 $	47 873,28 $
(F) Montant net (D-E)	463 250,00 $	0,00 $	0,00 $	440 770,47 $