Recommandations au CA du 14 juillet 2014

Recommandations signées en format PDF

Recommandation STM-3909-10-10-38

Autoriser la signature de l’entente relative au contrat STM-3909-10-10-38 pour la fourniture de matériel roulant MPM-10 pour le métro de Montréal avec le Consortium Bombardier Alstom, jointe en annexe confidentielle.

EXPOSÉ DU BESOIN :

En vertu du contrat STM-3909-10-10-38 pour la fourniture de matériel roulant MPM-10 pour le métro de Montréal ( « Contrat » ) avec le Consortium Bombardier Alstom (« CBA »), le CBA a convenu de payer une pénalité pour chaque jour où la délivrance du Certificat d’acceptation provisoire de chacun des premiers six (6) trains visés par le Contrat accuse un retard par rapport à l’échéance prévue au Contrat. Le Contrat prévoit de plus que la STM peut déduire de toute somme qu’elle doit au CBA toute pénalité due par le CBA (« Droit de déduction »).

À ce jour, le CBA accuse un retard et doit des pénalités à la STM mais souhaite que cette dernière suspende temporairement son Droit de déduction afin de maintenir un climat d’harmonie et de permettre de concentrer tous les efforts pour la livraison des Trains.

L’entente faisant l’objet de la présente recommandation a pour objet de confirmer la suspension temporaire par la STM de son Droit de déduction, détermine les conditions de suspension temporaire et détermine la sauvegarde des droits et recours des parties.

OBJET :

Autorisation d’une entente relative au contrat STM-3909-10-10-38 pour la fourniture de matériel roulant MPM-10 pour le métro de Montréal avec le Consortium Bombardier Alstom     

DÉMARCHE, SOLUTION PROPOSÉE ET CONCLUSION

Conformément à la Loi concernant l’acquisition de voiture pour le métro de Montréal (2010 c. 22) la STM et le CBA ont conclu, le 22 octobre 2010, le Contrat.

Aux termes de l’article 52.4.1 du Contrat, le CBA s’est engagé et a convenu de payer à la STM, à titre de pénalité, la somme de dix mille dollars (10 000,00$) pour chaque jour où la délivrance du Certificat d’acceptation provisoire de chacun des premiers six (6) Trains visés par le Contrat accuse un retard par rapport à l’échéance convenue (la « Pénalité »).

De plus, en vertu de l’article 50 du Contrat, la STM peut, à son entière discrétion et de temps à autre, déduire de toute somme qu’elle doit au Fournisseur aux termes des Documents contractuels, notamment, toute pénalité que le Fournisseur doit à la STM aux termes des Documents contractuels (le « Droit de déduction »).

Puisque la délivrance du Certificat d’acceptation provisoire du premier Train accuse un retard la STM a commencé à appliquer son Droit de déduction.

Depuis, des échanges ont eu lieu entre les représentants des parties et ces derniers proposent la conclusion de l’entente jointe en annexe confidentielle.

LISTE DES ANNEXES

Confidentielle

Autorisation d’une entente relative au contrat STM-3909-10-10-38 pour la fourniture de matériel roulant MPM-10 pour le métro de Montréal avec le Consortium Bombardier Alstom

RECOMMANDATION : STM-2557-02-02-50

D’AUTORISER une prolongation de contrat pour le volet entretien du système de vente et perception, pour une période maximale de cinq (5) mois à compter du 18 juillet 2014 ou jusqu’à la signature du contrat global d’acquisition de biens et services pour le système de vente et perception, selon la première des éventualités, avec la firme Xerox Business Solutions (France) S.A.S, (ci-appelé Xerox.FR), pour un montant de 1 237 970,00 $, plus les taxes de 185 386,01 $, pour un montant maximum de 1 423 356,01 $ toutes taxes incluses.

LE TOUT POUR UN MONTANT TOTAL POUR LA SOCIÉTÉ DE : 1 423 356,01 $ TTI

REQUÉRANT :

Technologies de l’information
Nom : Luc Lamontagne
Titre : Directeur

DIRECTION EXÉCUTIVE RESPONSABLE :

Ressources humaines et services partagés
Nom : Alain Brière
Titre : Directeur exécutif
 

EXPOSÉ DU BESOIN :

En 2003, la STM signe, suite à un appel d'offres public (STM-2557-02-02-50), un contrat avec la firme ASCOM MONETEL SA, appelée aujourd’hui Xerox.FR, portant sur l‘acquisition et l’entretien d’un système de vente et de perception incluant les équipements et les logiciels requis pour son fonctionnement. En mars 2014, considérant l’ampleur du contrat et de la négociation y afférente, la STM a prolongé le contrat pour le volet entretien du système de vente et perception (Résolution CA-2014-047) jusqu’à juillet 2014, date prévue pour la conclusion du nouveau contrat.

Lors de la séance du 4 juin 2014, le conseil d’administration a autorisé un projet de contrat de gré à gré pour l’acquisition de biens et services pour le système de vente et perception avec Xerox.FR (CA-2014-133), qui incluait le volet entretien du système vente et perception. Étant donné que le contrat inclut du service et que sa valeur excède dix (10) millions de dollars, la Loi sur l’intégrité en matière de contrats publics (2012, chapitre 25) s’applique. De ce fait, la conclusion du contrat avec Xerox.FR est conditionnelle à la réception de l’autorisation de la part de l’Autorité des marchés financiers (AMF) par Xerox.FR.

À ce jour, Xerox.FR est toujours en attente de la délivrance de ce certificat. La STM souhaite donc prolonger le contrat initial pour une durée supplémentaire de cinq (5) mois, afin de maintenir opérationnel l’ensemble des fonctionnalités du système de vente et perception.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Direction des technologies de l’information, en collaboration avec la Direction chaîne d’approvisionnement.

OBJET :

STM-2557-02-02-50 - Contrat d’acquisition du système de vente et perception
Deuxième prolongation de contrat pour le volet entretien TI du système vente et perception

DÉMARCHE ET CONCLUSION

Historique d’adjudication

La présente recommandation vise à autoriser la prolongation du contrat pour une durée maximale de cinq (5) mois.

Justification de la prolongation

En exerçant cette prolongation pour une durée maximale de cinq (5) mois, la STM s’assurera de la disponibilité du service offert par le fournisseur pour l’entretien du système de vente et perception, jusqu’à la transition complète vers le nouveau contrat d’acquisition de biens et services dudit système.

De plus, la prolongation du contrat est requise, car elle permettra à la STM de :

• pallier tout risque relié à l’absence d’entretien du système;
• s’assurer de la bonne continuité du service;
• bénéficier du maintien des prix de 2003 par le fournisseur.

Le montant estimé, pour la durée de prolongation, est 1 423 356,01 $ toutes taxes incluses, portant la valeur de ce contrat à 69 968 653,61 $ toutes taxes incluses.

PRÉPARÉ PAR :

DIVISION APPROVISIONNEMENT EXPLOITATION

Nom : Lila Yantren
Titre : Administratrice de contrats

SERVICE :

DIRECTION CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT

Nom : Line Boucher
Titre : Directrice

OBJET :

STM-2557-02-02-50 - Contrat d’acquisition du système de vente et perception

Deuxième prolongation de contrat pour le volet entretien TI du système vente et perception

INFORMATIONS FINANCIÈRES

RECOMMANDATION : STM-3972-01-11-39

D’AUTORISER une prolongation du contrat de fourniture de pièces de rechange pour le système de vente et perception, pour une période maximale de cinq (5) mois à compter du 25 juillet 2014 ou jusqu’à la signature du contrat global d’acquisition de biens et services pour le système de vente et perception, selon la première des éventualités, avec la firme Xerox Business Solutions (France) S.A.S, (ci-appelé Xerox.FR), pour un montant de 284 157,55 $, plus les taxes de 42 552,60 $, pour un montant maximum de 326 710,15 $ toutes taxes incluses.

LE TOUT POUR UN MONTANT TOTAL POUR LA SOCIÉTÉ DE : 326 710,15 $ TTI

REQUÉRANT :

CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT
Nom : Line Boucher
Titre : Directrice
 

DIRECTION EXÉCUTIVE RESPONSABLE :

RESSOURCES HUMAINES ET SERVICES PARTAGÉS 
Nom : Alain Brière
Titre : Directeur exécutif

EXPOSÉ DU BESOIN :

Pour assurer la continuité de ses activités, la STM a besoin de diverses pièces de rechange pour l’entretien du système de vente et perception, notamment de Distributrices automatiques de titres (DAT), de tourniquets du Système intégré de vente en loges (SIVL) et de lecteurs de cartes à puce pour les Boîtes à perception automatiques (BPA).

Lors de la séance du 4 juin 2014, le conseil d’administration a autorisé un projet de contrat de gré à gré pour l’acquisition de biens et services pour le système de vente et perception avec Xerox.FR (Résolution CA-2014-133), qui incluait le volet d’acquisition de pièces de rechange du système vente et perception. Étant donné que le contrat inclut du service et que sa valeur excède dix (10) millions de dollars, la Loi sur l’intégrité en matière de contrats publics (2012, chapitre 25) s’applique. De ce fait, la conclusion du contrat avec Xerox.FR est conditionnelle à la réception de l’autorisation de la part de l’Autorité des marchés financiers (AMF) par Xerox.FR.

À ce jour, Xerox.FR est toujours en attente de la délivrance de ce certificat. La STM souhaite donc prolonger le contrat initial pour une durée supplémentaire de cinq (5) mois, afin d’assurer la disponibilité des pièces de rechange pour l’entretien du système vente et perception.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division gestion des matières, entreposage et distribution de la Direction chaîne d’approvisionnement.

OBJET :

STM-3972-01-11-39
Deuxième prolongation du contrat de fourniture de pièces de rechange pour le système de vente et perception

DÉMARCHE ET CONCLUSION

Historique d’adjudication

La présente recommandation vise à autoriser la prolongation du contrat, pour une durée maximale de cinq (5) mois.

Justification de la prolongation

En exerçant cette prolongation, la STM s’assure de la disponibilité des pièces de rechange pour l’entretien du système de vente et perception, jusqu’à la conclusion du contrat d’acquisition de biens et services dudit système. De plus, Xerox.FR maintient les prix de 2013 pour la durée de prolongation.

La prolongation du contrat est requise, car elle permettra à la STM de pallier tout risque relié à l’indisponibilité de pièces de rechange pour l’entretien du système et de s’assurer ainsi de la bonne continuité du service.

Le montant estimé, pour la durée de prolongation, est de 326 710,15 $ toutes taxes incluses, portant la valeur de ce contrat à 3 341 234,17 $ toutes taxes incluses.

PRÉPARÉ PAR :

DIVISION APPROVISIONNEMENT EXPLOITATION 
Nom : Lila Yantren
Titre : Administratrice de contrats

SERVICE :

DIRECTION CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT
Nom : Line Boucher
Titre : Directrice
 

INFORMATIONS FINANCIÈRES