Résumé des dossiers présentés le 1er mai 2019 (projet)

RÉSUMÉ DES DOSSIERS PRÉSENTÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU MERCREDI 1er MAI 2019

Note : Le présent résumé traite des dossiers qui seront présentés aux membres du conseil  d’administration de la STM lors de cette assemblée. Il n’est publié que pour fins d’informations. En cas de divergence entre les informations contenues dans ce résumé et les dossiers approuvés par le CA, seules les informations contenues à ces dossiers priment.

ARTICLE 1 - Secrétariat corporatif

Adopter l’ordre du jour de la présente assemblée du conseil d’administration

ARTICLE 2 - Secrétariat corporatif

Approuver le procès-verbal de l’assemblée du conseil d’administration de la Société tenue le 3 AVRIL 2019

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 3 - CONTRATS DE BIENS

3.1 - DE – Planification entretien et infrastructure

Autoriser une augmentation de l’enveloppe budgétaire pour le sel de déglaçage de la chaussée (STM‑4994-02-15-54)

Dans le cadre de ses opérations, la STM doit effectuer l'épandage du sel pour ses stations de métro, les boucles d'autobus, les stationnements des employés, les centres de transport, les postes de distribution et les postes de ventilation et de distribution, afin de rendre sécuritaire l'accès à ces lieux pour sa clientèle et ses employés.

Les hivers québécois ont tendance à être hâtifs et persistants sans compter les chutes abondantes de neige, le verglas, la pluie glaçante et les vents forts. Ces hivers ont un impact direct sur la consommation à la hausse pour le sel de déglaçage.

Il est requis d'augmenter l'enveloppe budgétaire afin de ne pas impacter les opérations de déglaçage.

3.2 - DE – Planification entretien et infrastructure

Autoriser une augmentation de l’enveloppe budgétaire pour le contrat d’acquisition de mobiliers, chaises de bureau et d’un service de gestion d’inventaire d’entreposage (STM-5361-03-16-02)

La STM a adjugé le 7 septembre 2016, un contrat pour l'acquisition de mobiliers, chaises de bureau et d'un service de gestion d'inventaire et d'entreposage (Résolution CA-2016-250).

L'équipe de gestion immobilière et aménagement a un besoin continu en mobiliers et chaises de bureau. Les mobiliers et chaises sont nécessaires pour aménager des bureaux de projets ainsi que les projets de nature immobilière, comme  l'agrandissement de certains centres de transport pour accueillir les 300 autobus, les bureaux de projets de la ligne Bleue et autres. Ils sont également nécessaires dans le cadre de la réorganisation d'espaces du travail causée par les croissances ou décroissances d'équipes, par la volonté d'optimiser les environnements de travail de nos employés et les déplacements d'équipe nécessaires à la maximisation des espaces bureaux à notre disposition (locatif et propriétaire).

L'enveloppe budgétaire autorisée en septembre 2016 pour le Bloc 1 (mobiliers de bureau et service de gestion d'inventaire et d'entreposage), section 1 (mobiliers de bureau) s'avère insuffisante pour répondre, d'ici à la fin du terme initial (septembre 2020) à toutes les demandes de fourniture de mobiliers de bureau que nécessitent la réalisation des projets d'aménagement émanant tant des bureaux de projets que des divers secteurs administratifs de la STM.

À ce jour, l'enveloppe budgétaire initiale du bloc 1, section 1 (mobiliers de bureau) est pratiquement dépensée dû, entre autres, aux différents projets qui n'avaient pas été identifiés au moment de l'adjudication du contrat en septembre 2016, soit :

  • Aménagement du 255 Crémazie (BPIS);
  • 1080 Beaver Hall 6e et 7e étages (SRB Pie IX);
  • Projet de reconditionnement de la Place Bonaventure et Place Dupuis;
  • Aménagement du bureau de projet de la Ligne Bleue.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par l'équipe de gestion immobilière et aménagement de la Direction Planification entretien et infra. 

3.3 - DE – Technologies de l’information et innovation 

Autoriser une modification de la résolution et l’exercice de la première option de renouvellement du contrat pour l’acquisition de services cellulaires (voix et données) (STM‑4863-09-14-68)

Dans ce contexte, il est donc nécessaire de faire une modification à la résolution CA-2015-041 afin qu'elle reflète les dates de références du Contrat. Le Contrat permet à la DE TII d'offrir le service aux utilisateurs et d'assurer la continuité des opérations en lien avec les services de téléphonie, notamment :

  • Les employés devant être joints en tout temps (24/7)
  • Le support aux opérations et au service à la clientèle, la disponibilité, l'escalade, le télétravail autorisé
  • Les accès à distance aux systèmes informatiques de la STM
  • L'utilisation d'Hastus dans les véhicules (Co-routesurveillance), Internet dans les autobus 747, etc.

La correction de la résolution permettra de s'arrimer avec le Contrat CSPQ; de s'approvisionner en conformité avec le Contrat et par le fait même maîtriser les finances de la STM.

Les prévisions des besoins ont été évaluées par la Division Exploitation technologies de la Direction exécutive Technologie de l'information et de l'innovation.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 4 - CONTRATS DE SERVICES ET TRAVAUX

4.1 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques DE – Ingénierie et grands projets

Autoriser un contrat pour la location d’espaces d’entreposage (STM-5983-11-17-105)

Les entrepôts et magasins actuels de la STM ne suffisent pas à combler les besoins en entreposage. Il est nécessaire de louer des espaces additionnels pour entreposer les pièces de rechange nécessaires à l'exploitation. Ces besoins fluctueront à la baisse pour l'exploitation lorsque des espaces deviendront disponibles au nouveau Complexe Crémazie. Par contre, de l'espace d'entreposage supplémentaire sera toujours requis. La location d'espaces à l'entrepôt Idéal comble ce besoin et contribue à améliorer l'expérience client, en permettant d'assurer la disponibilité de pièces essentielles pour livrer l'offre de service promise.

La Direction principale Grands programmes de maintien des actifs métro occupe des espaces à l'entrepôt Idéal pour les besoins liés à la réalisation des programmes. Certaines stratégies de réalisation de projets prévoient le préachat d'équipements. De plus, considérant la criticité de la disponibilité d'équipements à une date précise, pouvant avoir un impact sur la réalisation des projets, il est souvent nécessaire de faire transiter les équipements/matériaux pendant un certain temps dans un entrepôt, et ce, afin de s'assurer de leur disponibilité au moment de l'installation. Les entrepôts ou magasins de la STM n'ont pas la capacité pour combler ce besoin. La location d'espaces à l'entrepôt Idéal est donc requise pour assurer la continuité des programmes Réno-Systèmes, Accessibilité métro, Réno-Infrastructures et autres projets connexes. Les programmes contribuent activement à la réduction du déficit de maintien des actifs en vue de l'amélioration de l'expérience client.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 5 - CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

5.1 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques

Adjuger un contrat de services professionnels pour des tests psychométriques en ligne (STM-6382-11-18-47)

L'ajout de tests psychométriques complétés en ligne (habiletés cognitives et personnalité) permettra d'augmenter l'efficience et la rapidité des processus de dotation. Ces tests seront utilisés en présélection pour les candidats externes principalement, mais également pour les candidats internes. Le coût net des processus de dotation devrait être diminué grâce à l'ajout de ces tests dans les premières étapes. En améliorant la qualité des candidats qui sont retenus aux examens et aux entrevues, le temps de travail sera diminué pour le personnel de la dotation et pour les gestionnaires qui participent à ces processus puisque les taux de réussite à ces épreuves seront plus élevés. Enfin, l'expérience candidat s'en trouvera améliorée puisque les délais d'attente devraient être diminués.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 6 - RÈGLEMENTS

Aucun dossier présenté dans cette rubrique

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 7 - PARCOURS

Aucun dossier présenté dans cette rubrique

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 8 - ENTENTES ET BAUX DIVERS

8.1 - DE – Bus - Modifier l’Annexe 1 de la Convention-cadre ATUQ 2019

Les sociétés de transport en commun du Québec (ci-après appelées « sociétés de transport ») ont un nombre important d'acquisitions de biens et services à réaliser durant l'année 2019. Afin d'optimiser le processus d'acquisition, les sociétés de transport ont décidé de se regrouper et d'ajouter le mandat pour l'acquisition des jantes de roues d'autobus urbains à l'Annexe 1 de la Convention-Cadre 2019.

ARTICLES DE LA RUBRIQUE 9 - AUTRES SUJETS

9.1 - DE –Ingénierie et grands projets

Autoriser la conclusion d’une entente de règlement pour des services professionnels pour la reconstruction du Complexe Crémazie et des mesures transitoires (STM-4722-02-14-52)

Le 2 juillet 2014, le contrat pour les « Services professionnels pour la reconstruction du Complexe Crémazie et des mesures transitoires » a été adjugé par le conseil d'administration à PRAA (Résolution CA-2014-165).

Le projet Complexe Crémazie inclut la construction par phase d'un édifice regroupant de nombreuses activités telles que la réfection de pièces autobus, la formation STM, un centre de distribution centralisé de l'approvisionnement ainsi que les mesures transitoires y étant afférentes, le tout en maintenant les activités de l'usine Crémazie de la STM pendant toute la durée de la construction.

9.2 - DE – Capital humain, Approvisionnement et Affaires juridiques

Renouveler la protection d’assurance multirisque des biens de la Société de transport de Montréal

La police d'assurance multirisque des biens de la STM vient à échéance le 31 mai 2019.

Cette police d'assurance vise à couvrir les risques de dommages causés à l'ensemble des biens de la STM pour une couverture maximal de 450 000 000$.

Il est donc requis de procéder au renouvellement de cette police pour la période du 31 mai 2019 au 31 mai 2020.

9.3 - Secrétariat corporatif – Direction Affaires juridiques

Abroger la politique corporative 6.01 « activités d’animation »

La politique corporative « Activités d'animation » a été identifiée comme ayant perdu sa pertinence par le secteur propriétaire de l'encadrement. Elle a été adoptée par le conseil d'administration il y a plus de 30 ans. Elle fait référence à des règlements et à une structure de gestion qui n'existent plus depuis longtemps. Elle n'a jamais fait l'objet d'une mise à jour et ne répond plus aux besoins actuels de la Société qui se concentre plutôt sur l'organisation d'activités de partenariat.

Son abrogation s'inscrit dans les efforts visant à adapter et mettre à jour la gouvernance de la Société. L'autorisation du conseil d'administration est requise pour pouvoir y procéder, car c'est cette instance qui en a autorisé l'adoption le 16 juin 1988 par la résolution CA 88-117.

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