Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Mise en contexte

• La Société de transport de Montréal, ci-après la STM, est un organisme public assujetti à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
• La STM reconnait pleinement l’importance de respecter la vie privée, et s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour protéger adéquatement la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés. De ce fait, elle s’engage aussi à être transparente et à se conformer à la réglementation en vigueur concernant l’accès et la protection des renseignements personnels;
• Afin de permettre l’accès et l’utilisation de certains services, ou encore pour respecter ses obligations légales, la STM doit recueillir, utiliser, conserver et partager certains renseignements personnels à ses partenaires autorisés;
• Les renseignements personnels sont des renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier directement ou indirectement;
• La STM invite toutes les personnes concernées à prendre connaissance de la présente politique, dans la mesure où elle présente les informations sur lesquelles repose la prise en compte du consentement, à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels par la STM et ses partenaires autorisés.

Pourquoi avoir adopté cette politique et à qui s'adresse-t-elle?

• Cette politique s’adresse à toutes les personnes de qui ou au sujet de qui la STM recueille des renseignements personnels dans le cadre de ses activités; 
• La politique définit comment la STM protège les renseignements personnels qui lui sont confiés et en précise les règles et modalités, de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de droit d’accès et de rectification.  Elle porte sur l’ensemble des renseignements personnels qui sont recueillis, notamment par le biais d’un formulaire ou d’un moyen technologique offrant des services aux utilisateurs (sites web et applications de la STM);
• La politique s’appuie sur les quatre (4) grands énoncés de principes suivants :
  • Votre consentement pour la collecte, l’utilisation et le partage de vos renseignements personnels;
  • Notre engagement à ne recueillir que les renseignements nécessaires;
  • Nos responsabilités assumées en matière de protection de la confidentialité de vos renseignements personnels;
  • Conformité et transparence quant à nos obligations, nos encadrements et nos pratiques;
• La politique permet de prendre connaissance des pratiques en vigueur, concernant le traitement et la protection des renseignements personnels.

Quand et pourquoi devons-nous obtenir votre consentement?

• En confirmant votre consentement à ce que la STM collecte, utilise et communique des renseignements personnels vous concernant, vous acceptez les modalités décrites dans la présente politique;
• Selon le cas, une confirmation de votre consentement sera requise, et ce, sur la base d‘informations contenues dans la présente politique;
• Advenant votre refus à une demande de consentement pour la cueillette de certains renseignements personnels, la STM pourrait ne pas être en mesure de vous faire profiter du(des) service(s) nécessitant ces renseignements personnels.

Quels types de renseignements personnels recueillons-nous, comment nous utilisons et communiquons ces renseignements?

• La STM ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour acquitter sa mission et pour vous offrir les services auxquels vous souhaitez accéder; 
• Selon le service auquel vous souhaitez accéder, la STM pourrait devoir collecter et conserver certains renseignements personnels tels que : nom, prénom, adresse postale, adresses électroniques, numéros de téléphone, date de naissance, photos, informations relatives à votre condition de mobilité, commentaires et plaintes transmis via courriel, appels téléphoniques ou autres, etc.;
• La STM collecte des renseignements personnels auprès des personnes concernées ou par le biais de partenaires autorisés, et ce, par l’entremise de différents moyens, dont notamment des formulaires et différents moyens technologiques (ex. : sites internet, applications, réseaux sociaux, entretiens téléphoniques, sondages et questionnaires);
• L’accès à vos renseignements est encadré et limité au personnel de la STM (ou de ses représentants) qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions.  Aussi, la STM ne partage vos renseignements avec des tiers que lorsque ces renseignements sont nécessaires en vertu d’une obligation légale ou pour l’exécution d’un mandat qui leur est confié par la STM et dont elle assure la supervision;
• Aucune collecte de renseignements personnels n’est requise pour être en mesure de consulter les différents contenus du site internet de la STM.  La STM collecte et utilise seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires afin de vous faire profiter de certains services spécifiques, ou encore pour respecter ses obligations légales.  Cela englobe notamment les renseignements nécessaires pour :
  • Pouvoir communiquer avec vous; 
  • Traiter votre candidature aux différentes opportunités d’emploi à la STM;
  • Pouvoir vous identifier et vous authentifier lorsque requis;
  • Connaître les paramètres spécifiques des services que vous souhaitez obtenir;
  • Pouvoir valider votre éligibilité à certains services spécifiques;
  • Vous émettre certains titres de transport;
  • Suivre et traiter les requêtes et les commentaires;
  • Élaborer des statistiques et des indicateurs de satisfaction; 
  • Améliorer la qualité des services offerts;
  • Appliquer la réglementation en vigueur et répondre à nos obligations légales.
• À noter que lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, certains échanges peuvent être enregistrés afin d’assurer la qualité de nos services.  Le cas échéant, un message vous en avisera au préalable;
• Aussi, lors de l’utilisation des services en ligne ou d’une visite du site internet de la STM, certains renseignements techniques sont enregistrés sur l’ordinateur de l’internaute sous la forme d’un témoin (« cookie ») ou d’un fichier semblable, tels que les adresses IP, les pages visitées, la date et l’heure de connexion, le type de navigateur internet utilisé.  Cela dans un objectif d’optimisation de la qualité des contenus et de la convivialité des options de navigation;
• Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire ou pour une durée plus longue lorsque cela est requis par la loi. Lorsque les renseignements que nous détenons à votre sujet ne sont plus nécessaires, des procédures stipulent qu’ils doivent être détruits ou anonymisés conformément à la loi applicable, afin qu’ils ne permettent plus de vous identifier.

Comment assurons-nous la protection des renseignements personnels?

• La STM accorde une grande priorité à la sensibilité et à la confidentialité des renseignements personnels et bien entendu à l’importance d’en assurer la sécurité.  Elle s’assure d’appliquer rigoureusement les mesures permettant de bien protéger les renseignements personnels, et cela en s’appuyant sur les meilleures pratiques généralement reconnues dans le domaine;
• Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement faisant l’objet de diverses mesures de protection appropriées, tant technologiques que physiques et administratives;
• Plusieurs encadrements sont en place et plusieurs actions sont progressivement déployées afin de sensibiliser le personnel quant à l’importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels;  
• Plusieurs outils et modalités de contrôle des accès aux renseignements personnels sont instaurés afin de faire en sorte que seules les personnes devant avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leur fonction puissent le faire;  
• De plus, la STM compte sur plusieurs équipes de spécialistes en gestion de risques, en sécurité, en cybersécurité et en gestion de l’information, qui assurent une vigie continue des différents risques d’incidents de confidentialité et assurent l’amélioration continue et l’adaptation périodique des mesures visant à contrer ces risques;
• À noter aussi que les demandes d’accès externes visant des renseignements personnels sont traitées de manière rigoureuse afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels et en respectant scrupuleusement les dispositions légales prévues à cet effet;
• Par ailleurs, un comité spécial a été créé au niveau de la direction avec le mandat d’orienter et d’encadrer les pratiques de gestion et de protection des données personnelles dans l’ensemble de l’entreprise.

Quel est notre niveau d'engagement en regard de la protection de la vie privée?

• La STM souscrit pleinement aux principes de protection de la vie privée ainsi qu’aux dispositions légales concernant l’accès et la protection des renseignements personnels.  L’ensemble des encadrements, des mesures, des procédures et des pratiques internes sont définis et alignés sur ces objectifs de conformité, d’efficience, de rigueur et de transparence.  La présente politique témoigne de cet engagement, en exposant clairement les orientations et les pratiques en vigueur en cette matière au sein de la STM;
• Conformément aux lois applicables, la STM s’assure d’établir et d’instaurer un calendrier de conservation des renseignements personnels qu’elle détient, en plus de traiter toute demande de retrait, de rectification et de destruction, selon les dispositions en vigueur.  Elle s’engage aussi à gérer et informer de tout incident de confidentialité selon les règles en vigueur.

Comment nous joindre pour une question, un commentaire, une plainte ou une demande de rectification?

• Conformément à la loi, la STM a mandaté la personne occupant le poste de Secrétaire corporatif à titre de responsable de la saine gouvernance en matière d’accès et de protection des renseignements personnels.  Aussi, un comité directeur a été constitué pour orienter et encadrer les pratiques de gestion et de protection des données personnelles;
• Si vous estimez que nous détenons des renseignements personnels inexacts ou incomplets ou encore si vous croyez que nous les avons recueillis, utilisés, communiqués ou conservés à l’encontre de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de demander que ces renseignements soient rectifiés ou que cessent la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation que vous jugez contraire à la loi;
• Pour une question, un commentaire ou une plainte concernant la présente politique et/ou le traitement de vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec la personne occupant le poste de Secrétaire corporatif de la STM, dont voici les coordonnées :

Par courriel : SecretaireCorporatif@stm.info 
Par la poste :
Secrétariat corporatif 
Société de transport de Montréal
800, rue De la Gauchetière Ouest, bureau 1170
Montréal, Québec H5A 1J6

• Pour soumettre une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels vous concernant, nous vous invitons à contacter l’équipe responsable des demandes d’accès à l’information:

Par courriel : Acces.Information@stm.info
Par la poste :
Direction des Affaires juridiques
Société de transport de Montréal
800, rue De la Gauchetière Ouest, bureau 1170
Montréal, Québec H5A 1J6