Secrétaire - Juridique (32143)

Assume le secrétariat et les fonctions para-légales ainsi que l’apport administratif aux activités des professionnels juristes du service. Plus particulièrement, elle ou il :

• secrétariat : Prend en dictée, transcrit ou crée des documents en plus d’en effectuer la reprographie;
• répond au courrier de nature courante;
• tient l’agenda;
• communique par téléphone, par écrit ou en personne avec les clients, les divers intervenants du monde juridique et les tiers en général;
• ouvre les dossiers, y dépose la documentation pertinente et en fait l’ordonnancement;
• prépare la documentation requise pour les réunions des professionnels juristes;
• utilise les appareils mis à sa disposition (traitement de textes, écran cathodique, micro-ordinateur ou autres appareils électroniques);
• domaine légal : Reçoit, réachemine ou effectue le premier traitement des procédures judiciaires et projets de contrats reçus au Service;
• prépare des projets de procédures judiciaires et de contrats;
• reçoit l’assermentation requise à l’occasion du dépôt des procédures judiciaires ou autres documents l’exigeant;
• surveille le respect des délais légaux applicables aux dossiers qui lui sont confiés et tient les registres appropriés à cet effet;
• assure le respect des instructions transmises aux auxiliaires de justice;
• communique avec les divers intervenants au niveau des palais de justice, instances quasi-judiciaires ou bureaux d’enregistrement pour y assurer le traitement efficace des dossiers impliquant l’entreprise;
• effectue des vacations et démarches à l’extérieur des lieux de travail dans le même but que précédemment;
• effectue des recherches et interroge les banques de données informatiques aux fins des dossiers qui lui sont confiés;
• informe et discute avec les débiteurs de l’entreprise des modalités du règlement de leur dette et effectue le suivi des règlements conclu;
• met à jour les recueils législatifs et réglementaires et les différents codes des professionnels juristes du Service;
• fonctions administratives : Tient la comptabilité en fidéicommis et les divers registres imposés par les ordres professionnels;
• complète les divers formulaires requis pour l’obtention des biens et services, leur paiement de même qu’assure le suivi général du processus;
• gère la « petite caisse » et tient le registre y afférent;
• dresse des rapports et tient des statistiques relativement aux dossiers qui lui sont confiés;
• fonctions connexes ou additionnelles : Effectue toute autre fonction connexe de la nature de celles déjà décrites;
• effectue toute autre fonction qui pourrait découler du développement de champs de pratique additionnels des professionnels du service ou du développement technologique des outils de travail mis à la disposition tant des professionnels juristes que du titulaire du poste;
• effectue toutes autres tâches connexes.

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