Zone fournisseurs

À l’exception des paiements en devises étrangères, le paiement s’effectue obligatoirement par transfert de fonds électroniques au fournisseur, qui doit compléter le « Formulaire pour le transfert électronique de fonds »  prévu à cet effet. Ce mode de paiement constitue le mode de paiement le plus rapide et le plus fiable pour les deux parties. Les paiements pour des fournisseurs aux États-Unis s’effectuent par chèques. Pour le reste du monde, les paiements s’effectuent par virements internationaux.

Note : si le fournisseur n’accorde pas d’escompte de paiement, le terme de paiement standard appliqué sera : net 30 jours.

Le fournisseur n'a droit à aucun paiement pour un bien et/ou service livré qui n'a pas été spécifié et autorisé dans une commande officielle de la STM.

IMPORTANT : le cas échéant, à moins d’indication contraire aux documents contractuels de la STM  (appel d’offres, contrat de gré à gré, etc.), la facturation doit suivre les modalités suivantes :

Présentation de la facture

Le paiement de toute somme exigible s’effectue sur présentation de facture(s) accompagnée(s) des pièces justificatives requises par la STM. Toute facture doit afficher, de façon claire :

• Le numéro de la facture (un numéro unique à chaque facture);
• La date de la facture;
• Les prix facturés avec et sans taxes;
• Les montants des taxes applicables (taxe de vente du Québec (TVQ) et taxe sur les produits et services (TPS)) indiqués séparément;
• Les numéros d'identification relatifs à la TVQ et la TPS;
• Le numéro de commande de SEPT (7) chiffres débutant par UN (1) (1XXXXXX) ou de DIX (10) chiffres débutant par QUARANTE-CINQ (45) (45XXXXXXXX) transmis préalablement par la STM;
• Le code article STM, le numéro de manufacturier, le numéro de distributeur (s'il y a lieu) et la description du bien livré et/ou du service rendu;
• Les termes de paiement doivent apparaître clairement sur la(les) facture(s). Si le fournisseur accorde un escompte, il doit être établi pour une période minimale de DIX (10) jours.

Note : la STM se réserve le droit de refuser toute facture qui n’est pas conforme aux exigences précitées. Toute facture comportant des erreurs de taux et/ou de calculs pourra aussi être refusée et retournée au fournisseur, pour correction(s).

Envoi des factures par courriel - instructions

Assurez-vous que les informations demandées ci-dessus figurent sur la facture.

Si votre facture concerne des services rendus, envoyez votre facture par courriel à l’adresse courriel qui vous a été fournie par le demandeur.

Si votre facture concerne des biens, envoyez votre facture par courriel à facture.comptesapayer@stm.info

Respectez les instructions clairement indiquées, à cet effet, sur la confirmation de commande.

L’envoi des factures doit respecter les conditions suivantes :

• la facture doit être en pièce jointe;
• l’adresse de comptes à payer est RÉSERVÉE UNIQUEMENT à l’envoi de factures et d’états de compte. Aucun message contenu à l’intérieur des courriels ne sera traité;
• chaque pièce jointe doit contenir une seule facture, mais une facture peut compter plusieurs pages;
• un courriel peut contenir plusieurs pièces jointes;
• le fournisseur qui envoie une facture ou un état de compte par courriel s'engage, sur demande de la STM, à être en mesure de fournir un original papier de la facture pendant une période de sept ans à partir de la date de la facture ou de trois ans après la fin du contrat, selon la plus tardive de ces dates;
• Seules les factures en format PDF sont acceptées et seront traitées (ne pas envoyer de fichier ZIP, Word ou Excel);
• IMPORTANT : si votre contrat prévoit aussi l’envoi d’un exemplaire (papier ou électronique) de vos factures à un autre intervenant à la STM, vous devez continuer à faire cet envoi;
• Vous ne recevrez aucune confirmation par courriel de la réception de votre envoi. Par ailleurs, si le contenu de celui-ci ne respecte pas les conditions énumérées ci-dessus (ex. : une facture par pièce jointe), les factures ne seront pas traitées et aucun autre courriel ne vous sera envoyé pour vous en informer ;
• Vous pouvez envoyer un état de compte, une fois par mois en format PDF, seul ce format est accepté ;
• Ne retournez pas des factures déjà envoyées, si requis nous vous contacterons afin d’obtenir une copie.

Veuillez contacter les CAP à l’adresse courriel suivante : compte.apayer@stm.info