Rapport d'activité 2018: Gouvernance

L'éthique à la STM

2018 constituait une année importante en ce qui a trait à l’éthique à la Société. En effet, celle-ci marquait les 30 ans de notre code d’éthique. Pour bien marquer cet anniversaire, le conseil d’administration en a adopté une nouvelle version. Par cette mise à jour, il souhaitait s’assurer que celui-ci soit bien adapté à l’évolution des enjeux dans ce domaine. On y retrouve notamment des précisions ou des ajouts concernant des questions comme : l’utilisation des médias sociaux, la prévention des situations de harcèlement ou de discrimination, les règles en matière de lobbyisme ou de protection des renseignements personnels.

La notion de conflit d’intérêts y est dorénavant plus clairement définie. On y traite des devoirs et des obligations des employés qui interviennent en matière de gestion contractuelle, des liens privilégiés (liens familiaux, liens de parenté, relations personnelles), de l’acceptation de cadeaux ou d’avantages.

La nouvelle version du code d’éthique permet à l’employé d’identifier facilement les ressources disponibles pour l’assister dans sa décision. On y précise les moyens de signalement à sa disposition advenant que survienne une situation irrégulière dans le cadre de son travail. 

Des gestes concrets favorisant l'éthique

L’éthique est une valeur qui est bien ancrée dans la culture de la Société. Chaque année, le Secrétariat corporatif et direction – Affaires juridiques met en place une série de stratégies visant à faire en sorte que l’esprit du code d’éthique constitue une source de réflexion pour les employés. Il s’agit notamment :

• de la présentation du code d’éthique dans le cadre du programme de formation obligatoire pour tout nouveau gestionnaire;
• d’un programme de formation continue sur les aspects légaux et administratifs de la STM comptant près de 6 000 participations depuis sa création. Une première dans tout le secteur municipal québécois;
• de séances d’échange et de sensibilisation sur l’éthique permettant de répondre aux questions d’employés provenant de groupes d’emploi pour lesquels l’éthique peut constituer un enjeu;
• d’un processus rigoureux de vérification en matière de gestion contractuelle;
• de la mise en ligne d’outils conviviaux sur Intranet visant à informer les employés de la marche à suivre dans le cadre d’un processus de prise de décision éthique.

Processus de déclaration d'intérêts

La Société s’est dotée d’un rigoureux processus de déclaration d’intérêts qui a pris de l’ampleur avec les années. Les personnes suivantes remplissent toutes un document visant à obtenir les informations pertinentes pour pouvoir assurer une bonne conciliation entre leurs intérêts personnels et leurs fonctions officielles dans notre organisation. Il s’agit :

• des membres du conseil d’administration et des membres externes de ses comités, depuis 2009;
• des gestionnaires de la haute direction, depuis 2010;
• de l’ensemble du personnel de notre filiale Transgesco s.e.c., depuis 2010;
• des principaux membres du personnel des firmes partenaires de nos bureaux de projet, depuis 2012;
• de certaines catégories d’employés occupant des postes qui sont associés aux processus d’octroi de contrat, sur une base volontaire depuis 2013.

Le Secrétariat corporatif procède à l’analyse de chaque déclaration d’intérêts et, lorsque requis, communique avec son auteur pour lui offrir conseils et soutien en matière d’éthique. Parmi les déclarations de 2018, notons celle de Madame Catherine Morency à la suite de sa nomination à titre de membre indépendante du conseil d’administration. Dans le cadre de ses activités de recherche comme professeure à Polytechnique Montréal, Madame Morency est titulaire de la Chaire de recherche Mobilité dont la STM est partenaire. Une série de mesures ont alors été déployées par la Société pour bien encadrer ses rapports avec cette Chaire afin de bien respecter ses engagements en matière d’éthique.

L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat corporatif traite les demandes d’accès à des documents conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’année 2018, 471 demandes d’accès ont été reçues. Le tableau suivant présente un bilan de leur traitement :

Motifs de refus

Les motifs de refus d’accès aux documents détenus par la STM qui ont été invoqués concernaient ou contenaient notamment :

• des notes personnelles, ébauches, brouillons ou autres documents de même nature;
• des renseignements de nature commerciale;
• des informations relatives à des tiers ayant refusé la divulgation d’informations;
• des avis et des recommandations faits depuis moins de 10 ans par ses membres;
• des analyses et des épreuves dans le cadre d’un processus décisionnel;
• des renseignements personnels

Notes générales

• Renseignements personnels : dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier.
• Délai légal : le délai légal pour répondre à une demande d’accès àl’information est fixé à un maximum de 20 jours à partir de la réception de la demande par l’organisme. Le responsable de l’accès peut demander une prolongation n’excédant pas 10 jours, soit un total de 30 jours.
• Autre : Absence de retour du demandeur / Attente du demandeur / Référé/ Traitement en cours